Prep・Do・Review 時間汚染からの脱却を目指すために
会社で仕事をする皆様は、差し込み、割り込み業務によって、計画通りに業務が進まないことも多いと思います。
「あらかじめバッファを見積もっておけ」とは言われるものの、それは完璧な時間汚染の解消にはならない。
この記事では「Prep・Do・Review」という、時間汚染から自らの時間感覚を守り、「時間がない」「計画通りに事が進まない」ということが解消していくためのメソッドを紹介します。
Prep・Do・Reviewとは
その名の通り、日本語にすると「準備」「実行」「レビュー」です。
差し込み業務があった時、計画していなかった突発的なタスクが発生したときに、これを実行することで時間汚染の感覚が解消していき、「時間がない」という感覚から解き放たれると言われています。
それぞれ何をすべきか順に書き出していきます。
さらに私なりに解説を加えていきます。ノートや紙、エディタなどに書き出しながらやるのがわかりやすいと思います。
Prep(準備)
- これから私は何をしようとしているのか?
→これからやる事を書き出します。「何」を「どうするのか」を具体化してくくらいが良いと思います。
- その行動の理由、目的、目標は何か?
→なぜそれをやるのか、どうなったら終わりなのか、定性的または定量的な目標は何かを書き出します。(考え込む必要はありません。ささっと感じた通りに書き出します)
- その行動はどのように行えばいいのか?
→簡単な作戦を書き出します。何をして、次に何をして、、、を簡単に書き出します。
- その行動には誰が関わるのだろうか?
→関係者は誰なのか?を書き出しておきます。
- 目標を達成するのに必要な人はや情報は?
→この行動をするのに必要な情報や人(助けてくれる人、有識者など)を整理しておきましょう。
Prepのフェーズは2〜3分で実施します。ゆえにそこまで細かくやる必要はありません。
一旦この突発的なタスクと距離を置くことが重要で、これにより心理的に「追い詰められている「急かされてる」感覚はだいぶ軽減するはずです。
Do(実行)
- Prepの通り実行する。
→Prepの通り実行するだけです。簡単な戦略を立てているはずなので、それに沿って実行していきます。
Review(レビュー)
- いつどれくらいの時間で達成したか?
→いつ頃はじめて、いつ終えて、どのくらい時間がかかったかを振り返ります
- 準備通り実行できたか?
→Prepで書き出した戦略通りに進めることができたかを振り返ります。
- 目標を終えた結果、前に比べて何が変わったか?
→自分が成長した点、できるようになったこと、知らなかったことなどなんでもよく、前後で変わったことを書き出します。
- 準備を実行して、何かわかったことはあるか?
→準備をする、しないで比較できればいいが、できなくても何か変わったことがあれば書き出しておきます。
- 次に同じことが起きたとき、もっと上手くやれることはあるか?
→いわゆる「たられば」があれば書き出しておきましょう。
Reviewの時間は大体5分程度使えば十分です。やったことを振り返ることで、小さな成功体験を積みながら、次に同じようなことが起きても、ストレスを感じにくくなります。
最後に
簡単なプロセスだけを記載しましたが、この内容は会議にも応用できます。
無駄にダラダラやる会議の場合はこのPrep・Do・Reviewを導入しておくことで時間感覚は改善するし、それにより、無駄に長い時間を浪費することもなくなるでしょう。
参考文献