Prep・Do・Review 時間汚染からの脱却を目指すために
会社で仕事をする皆様は、差し込み、割り込み業務によって、計画通りに業務が進まないことも多いと思います。
「あらかじめバッファを見積もっておけ」とは言われるものの、それは完璧な時間汚染の解消にはならない。
この記事では「Prep・Do・Review」という、時間汚染から自らの時間感覚を守り、「時間がない」「計画通りに事が進まない」ということが解消していくためのメソッドを紹介します。
Prep・Do・Reviewとは
その名の通り、日本語にすると「準備」「実行」「レビュー」です。
差し込み業務があった時、計画していなかった突発的なタスクが発生したときに、これを実行することで時間汚染の感覚が解消していき、「時間がない」という感覚から解き放たれると言われています。
それぞれ何をすべきか順に書き出していきます。
さらに私なりに解説を加えていきます。ノートや紙、エディタなどに書き出しながらやるのがわかりやすいと思います。
Prep（準備）
- これから私は何をしようとしているのか？
→これからやる事を書き出します。「何」を「どうするのか」を具体化してくくらいが良いと思います。
- その行動の理由、目的、目標は何か？
→なぜそれをやるのか、どうなったら終わりなのか、定性的または定量的な目標は何かを書き出します。（考え込む必要はありません。ささっと感じた通りに書き出します）
- その行動はどのように行えばいいのか？
→簡単な作戦を書き出します。何をして、次に何をして、、、を簡単に書き出します。
- その行動には誰が関わるのだろうか？
→関係者は誰なのか？を書き出しておきます。
- 目標を達成するのに必要な人はや情報は？
→この行動をするのに必要な情報や人（助けてくれる人、有識者など）を整理しておきましょう。
Prepのフェーズは2〜3分で実施します。ゆえにそこまで細かくやる必要はありません。
一旦この突発的なタスクと距離を置くことが重要で、これにより心理的に「追い詰められている「急かされてる」感覚はだいぶ軽減するはずです。
Do（実行）
- Prepの通り実行する。
→Prepの通り実行するだけです。簡単な戦略を立てているはずなので、それに沿って実行していきます。
Review（レビュー）
- いつどれくらいの時間で達成したか？
→いつ頃はじめて、いつ終えて、どのくらい時間がかかったかを振り返ります
- 準備通り実行できたか？
→Prepで書き出した戦略通りに進めることができたかを振り返ります。
- 目標を終えた結果、前に比べて何が変わったか？
→自分が成長した点、できるようになったこと、知らなかったことなどなんでもよく、前後で変わったことを書き出します。
- 準備を実行して、何かわかったことはあるか？
→準備をする、しないで比較できればいいが、できなくても何か変わったことがあれば書き出しておきます。
- 次に同じことが起きたとき、もっと上手くやれることはあるか？
→いわゆる「たられば」があれば書き出しておきましょう。
Reviewの時間は大体5分程度使えば十分です。やったことを振り返ることで、小さな成功体験を積みながら、次に同じようなことが起きても、ストレスを感じにくくなります。
最後に
簡単なプロセスだけを記載しましたが、この内容は会議にも応用できます。
無駄にダラダラやる会議の場合はこのPrep・Do・Reviewを導入しておくことで時間感覚は改善するし、それにより、無駄に長い時間を浪費することもなくなるでしょう。
参考文献
週40時間の自由をつくる 超時間術 | メンタリストDaiGo |本 | 通販 | Amazon
【GOODモデル】知ってますか？〜コーチングのための問答メソッド〜
本業では7年目になり、ベテランと呼ばれるようになった。
弊社では、3年もやれば中堅、5年超えるとベテラン呼ばわり、10年以上いたらもう仙人か？てくらい社員が若い。
ということで、後輩をメンターとしてみたり、マネジメント系の業務も増えた。
また、そもそも、プライベートや副業では自分の行動をしっかりコントロールし、マネジメントし、モチベーション高く実行していく必要があるので、今回GOODモデルというものを学んでみた。
GOODモデル
以前、このブログでも紹介しているWOOPの法則をご存知でしょうか？
知らない方は見ていただきたいと思いますが、
WOOPの法則は、目標達成のためのフレームワークで、達成率が２〜３倍になると言われています。
soepysoechang-af.hatenablog.jp
一方で、GOODモデルは「コーチング」のフレームワークで、簡単に説明すると、問答をすることによって、
- 解決方法などを見つけ出す
- モチベーションを高める
ことをサポートするようなメソッドです。
また、WOOPで見つけられなかったPLANの部分を見つけ出すためのメソッドといっても良いかと思います。
GOODは４つのフローからなりそれぞれの頭文字からGOODという名前がついています。
ここからはそれぞれの内容を説明していきます。
Goal（目標）
GOODの最初はGoal（目標）です。
前出の通り、ここでは以下６つの問答を相手、または自問自答をしていきます。
- 今集中したい目標はなんですか？
- それを達成するとどんな結果が得られますか？
- この目標はなぜ重要なのですか？
- この目標は自分のビジョンや価値観と一致していますか？
- 希望通りの結果にならなかったらどう感じますか？
- 人生をより良くするためにはどんな変化を起こしたいか？
ここで重要なポイントは
なぜそのゴールが大事なのかを明確にし理解すること。
自分にとって重要である理由がないとモチベーションを維持することができない。
目標達成することへの意味に重みを持たせる。
とうことで、結局は「なんのためにやっているのか、結果が出なかったら？」と自問自答をしていくことで、曖昧な状態を解消し、「推進力」「モチベーション」を高めることが重要なフェーズです。
ここで重要なのは、「明確」だと思えるまでひたすら、とことん、継続的に実施することです。
Option（選択）
Goalの次はOption（選択）です。ここでも以下の５個の質問をしていきます。
- 目標達成のための具体的な方法は？（何から始めるか分かってますか？という意味で）
- 過去に似たようなことを達成したことはありますか？
- 他の人はどのようにやっていると思いますか？
- 目標達成のために、どんな行動を取ることができるか？
- この行動をしなかった場合、どのような影響があるか？
ここで重要なポイントは、
100%成功する方法はないのでまず何をやればいいのかを考え出すこと。
考え出してもやらないと意味がないので、やらなかった時にどのような影響があるかを考えること。
です。５個の質問を重ねることで着手すべきことが見えてくるようになります。
また、やらなかった時の影響を考慮することがこのGOODの大きなポイントです。
Obstacle（障害）
Optionの次はObstacle（障害）です。ここでは以下の４個の質問をしていきます。
- 目標達成のための邪魔になりそうなものは何か
- どのような対外的課題が問題になりそうか
- どのような対内的課題が問題になりそうか
- 問題発生時に誰が助けてくれますか
要点としては
サポーターがいることでその安心感を得ることができ、諦めにくくなる。
そのために、心配事、コンプレックス（内的）、人間関係、将来（外的）などのあらゆる障害を考える。
Do（実行）
Obstacleの次はDo（実行）です。ここでも以下の５個の質問をしていきます。
- 目標達成のためにどのような戦略を採用しますか？
- 具体的にいつどのようなことをしますか？
- どのように進展状況を把握しますか？
- 最も素早く取れるアクションはなんですか？
- そのアクションはどれくらい時間がかかり、いつ達成できますか？
ここでの要点は
ざっくり→詳細のように、いきなり細部を検討するのではなく、ざっくり入ります。そこからブレイクダウンするイメージ
戦略を考えたら、具体化していく
PDCAでもCheckする術がなかったら改善できない。改善するために、進展状況を測れるものはなんなのかをあらかじめ考えておく必要がある。
時間を検討することで、見積もり、計画を立てることができ、計画が立てば、実行したくなるはず。
まとめ
これらを順に進めていくことで、戦略や、アクションプランが顕在化し、計画が立つことで「やりたくなる」という感情が湧いてくるはずです。
この「やりたくなる」という感情、モチベーションを高めることこそ、まさに「コーチング」に最も重要な要素ではないでしょうか？
開発プロセスの話-プロセスのアドオンは悪
再発防止策≠プロセスの追加
ではかならずしもそうではないよ。
100%防げる方法があるなら教えてほしいし、
知ってる人がいるなら今すぐやるべき。
ただそんな楽観的ではいけない。
100点を取るのは0点を取るより難しいのです。
ではどうするか、
個人的には「リカバリー可能な状態」を作る方が先だと思っている。
例えば、デグレート。
デグったら、
・まず謝る
・最速で、回避策なり暫定策を構築
・原因を突き止め再発防止策を検討
・直す
このとき、再発防止策は「無意識的有能」な状態がベスト。
誰でも思いつくものであれば、それは出荷時の怠慢なので、しっかりクリティカルシンキングして、ベストを探す。
ここを高速に実行出来る体制なら、
多少のリスクは取れるのでは？と思う。
スピードダウンさせる無駄なプロセスは排除できるのでは？と思う。
少なくとも私は、
ちゃんと単体テスト書いて、
E2Eも必要十分にやってる。
それでも平均年1でデグレ起こしてる。(3〜40件のうち1件)
(そこはすまん。一方でまだまだ成長の余地だとポジティブに考えてはいる)
ただ、
理論的に大丈夫だけど、もし「この案件デグったら」「デグるとしたら」をだいたい考えているので、
何か起きてもたいてい、最速で暫定なり原因追求なり、回避策を出せていると思う。
社員の成長を後押しすると言う建前の裏では
ルールに縛られて、重たいプロセスで、初めての1件出荷するのに膨大な工数を使っている。
というのは成長速度を遅め、製品の改善速度を遅め、結果、市場価値の成長が鈍化する原因と考えている。
ゆえに、私は、チームメンバーの成長速度を最も重視すべきだと考えているので、
とにかく経験積ませる、技術や経験を伝える
というところを最も大切にしたい。
その結果、仕事が粗く、品質があまり高くない場合は、マネージャーやシニアエンジニアがフォローして直して、「なぜダメなのか」「なぜ品質が低いのか」を振り返りすれば良い。
この方が、無駄なデグレ対策プロセスをアドオンしていくより、よっぽど現実的かつ、中長期的に最も生産性の高いやり方であり、
「働くを楽しんでいる」状態だと思っている。
マネージャーの最も大切な仕事-進捗の法則
私はマネージャーではありませんが、マネジメントしたい願望はあります。
将来、私がチームを持ち、マネージャーとして働くことになった際には、
うまくチームビルディングし、成果を最大化させたいと考えています。
そのためには科学的根拠に基づいたマネジメントを理解し、実践することが重要です。
本記事ではそのために私が勉強している内容を整理していこうと思います。
本記事の参考文献
５章 進捗の法則
進捗の法則とは、マネージャーとして、
チームやメンバーの成果を最大化するときに重要な要素とされている法則です。
進捗管理はみんなしますが、重要なのは「進捗のサポート」であると理解しました。
進捗のサポートとは、進捗に対し、乗り越える必要のない壁、余計な壁を除去して、 メンバーが価値を感じる仕事だけに邁進できるようにすることである。
メンバーにとってやりがいのある仕事とは、
自分の仕事が、誰かや何か（チーム、顧客、自分、家族etc）にとって重要で、価値のあるものだと認識している仕事である。
やりがいをなくす理由の４つは
- 自分お仕事やアイデアがリーダーや、仲間に相手にされないこと
- 自分の仕事から当事者意識が失われること
- 自分のしている仕事は、日の目を見ないのではないか？と疑念を抱かせること
- 頼まれた多くの具体的な仕事※に対し「自分はもっと能力があるのに」と思ってしまうこと
※簡単な作業や、仕事、ルーティンワークなどの短調な仕事
別の章は別の記事で。
BRAIN DRIVEN モチベーション part1
IT企業でエンジニアをしているのだが、
最近、かなり大きなプロジェクトにアサインされた。
という理由からモチベーションが全くない状況。
ただ、成功すれば、評価されるし、技術力以外のビジネススキルは成長させる機会があると思うので、
いかにセルフモチベートしていくかが現状の課題である。
そんな中で見つけたこの「BRAIN DRIVEN」でありCHAPTER1の「モチベーション」である。
読み切っていないが、読んだ部分だけで、学んだことをかいつまんで整理してみようと思う。
そもそもモチベーションとは何か
モチベーションを理解するには、まず「メタ認知」理解することが重要である。
メタ認知とは、以下のようなものである。
自分自身を「客観的、俯瞰的」に観察した認知状態のことである。 自身を主観で捉えるだけでなく、客観的に捉えよう。 一面的に見るのではなく、俯瞰して見てみよう。 というのがメタ認知の基本的な役割である。
モチベーション世界の構造的理解
辞書的なモチベーションの意味は神経科学的には正しくなく、以下のように考えることができる。
モチベータ：行動を誘引する始点となる間接的な原因
モチベーション・メディエータ：行動を誘引する直接的な体内（脳内）の状態
モチベーション：行動を誘引する直接的な体内（脳内）の状態を認識した状態
すなわち、モチベーションとは湧き出てくようなものでも、内部に秘めたものでもなく、内部にあるものを「認識した状態」である。
モチベーションを認識するには脳構造を理解する必要がある。
（詳細は割愛）
それによると、脳幹、間脳がつかさどっている、以下の調子が崩れると、 モチベーションどころではない。
- 睡眠不足
- 呼吸や体温が乱れている
今日はここまで
参考文献
クリティカルシンキングーソクラテス式問答法ー導入編
クリティカルシンキング（批判的思考法）を身につけることで、
あらゆる状況で生かすことができる。
例えば、
・仕事で問題が起きた時に「最善の解決方法を考え実行し問題を解決する」
・恋人ケンカした時に、仲直りして今まで以上の関係を構築する
・勉強が捗らない時に、いかに勉強に集中できるようにするか
など、
世の中に転がっている多くの問題解決に有効であると考えている。
私もこの記事を書いている段階では体系的な勉強を始めたばかりで、
まだまだ未熟なので、読者の方と一緒に学び、実践し、身につけていきたいと考えている。
本記事の参考文献
ソクラテス式問答法
ソクラテス式問答法は文字通り、古代ギリシャの「ソクラテス」が考え出した問答法である。
クリティカルシンキングを実践していく上で、初めにやるものとしては
とっつきやすく基本的な内容となっていると考えているため、
まずはこの「ソクラテス式問答法」について紹介していこうと思う。
特徴
ソクラテス式問答法の特徴の一つとして「自分からは具体的なアドバイスはせず、相手が自ら解決策を考えられるように導く」というものがあります。
いくつかの質問を多角的にしていくことで、問題の理解が深まり、良い結論を思いつきやすくなるということです。
トレーニングには身近な自分の問題を利用する
クリティカルシンキングのとれーにんぐをする際には、
この「ソクラテス式問答法」を、身近な自分の問題に対して利用し、
自問自答をし続けるように利用することで、鍛えられます。
ある程度慣れてきたら、他人の問題や悩みに利用し、
最終的には人生を左右するような問題に対しても、
クリティカルシンキングができるようになります。
ソクラテス式問答法の６つのパターン
ソクラテス式問答法には以下の６つのパターンがあり、
これらを駆使して、問答をしていきます。
- 明確化の質問
- 前提調査の質問
- 証拠の質問
- 視点の質問
- 影響と結果の質問
- 疑問の質問
※詳細は書籍をご覧ください。
本書籍から私が実践したいこと学んだこと
ここからは、私の個人的な言語化のフェーズなので、
あくまで参考程度にしてください。
鵜呑みにするのではなく、自分で読み、感じ、実践することが重要です。
ソクラテス式問答法を仕事で使う
→私の本業は、「問題解決が仕事である」という社風の会社なので、
実際に、この問答をあらゆる場面で利用したい。その際にこのソクラテス式問答法の６つのパターンを全て用い、訓練をする。
→確実に使えるかわからないが、極力考えるようにするソクラテス・テンプレートを用いる
→訓練に利用できるフレームワークが存在するのでこれを利用する。
※詳細は書籍を参照してください。
本記事は以上となります。
今後読み直して、書き直したり別の記事にしたりするかもしれません。
参考文献
【WOOPの法則】知ってますか？目標管理に有効な考え方
会社の人事考課、個人の目標を立てるにあたり、迷ってる方、困ってる方も多いと思います。
目標を立てないほうが良いという考え方もありますが、
今回は目標設定しなければならない場合や、
目標に向けてチャレンジしようという方向けに、WOOPの法則を紹介します。
※今回の内容は自分の勉強用にアウトプットしたものなので、認識などに誤りがある場合はぜひご教示ください。
オススメ本
倒れない計画術 まずは挫折・失敗・サボりを計画せよ！【電子書籍】[ メンタリストDaiGo ]
WOOPの法則とは
WOOPは、
Wish、Outcome、Obstacle、Plan
の頭文字をとったもので、
目標設定のフレームワークとして有効です。
使い方
使い方は非常に重要なので、しっかり学んでください。
まず、リラックスした状態をつくります。
落ち着いた状態で、目標を一個考えましょう。
ここでは漠然としていても構いません。
次にその目標をWishに書きます。
これでWはOKです。
続いてそのWに書いた目標を達成した時の「結果」「自分の状態」「気持ち」などをOutcomeに書きます。
ここで重要なのが、
目標を達成したい理由があるはずなので、
達成した時に自分がどうなっていたいかを、
具体的にイメージして、できるだけ具体的に書き出します。
Oを書き出したら、続いてもう一つのOを書き出しましょう。
目標達成する際に障害となりそうなものを、
できるだけ具体的に詳細に考えて書き出します。
ここで重要なのが、
環境要因など、自分ではどうしようもないことが障害になる場合は、改めてWishの方向性を変えましょう。
コントロールできないことはWOOPの法則に従って実践しても、
- モチベーションキープ出来ない
- 他人や環境を変えるコストがかかる
などによって達成率は上がりません。
最後に、WOOの3つが書き出せたら
Planを書き出していきます。
- 目標達成のためにやるActionPlan
- Obstacleの回避策
をIf Then プランニングを使って書いていくのが良いでしょう。
これを定期的に見直しながら継続していくことで 何も考えずに目標設定した場合とでは、目標達成率が2~3倍変わるといわれています。
具体的な事例
ここでは具体的な例を使ってWOOPの法則を見ていきます。
Wishを決める
最近太ってしまったから「5キロやせる」というWishを掲げましょう
ダイエットに関する今年の目標 Wish : 5キロやせる Outcome : Obstacle： Plan：
Outcomeを定義する
5キロ痩せたら自分にどんな結果や、メリット、気持ちの変化があるだろうか？と考えてみます。
以下のようなOutcomeが思いついたので記載していきます。
ダイエットに関する今年の目標 Wish : 5キロやせる Outcome : ・はけなかったお気に入りスキニージーンズがはける ・体が軽くなり、ますます運動が楽しくできるようになる ・見た目がスッキリし自信がつく Obstacle： Plan：
Obstacleを考える
目標達成の阻害要因になりそうなことを出来るだけ具体的に、詳細に考えていきましょう。
まずは思いついたことを書いていきましょう。
不十分と思ったら、書き直す、修正するということでOKです。
定期的に目標を見直して、WOOPの法則を実行していくことが重要なのはこのためです。
日々目標に向き合い、微調整をかけていくことでモチベーションを上げていくことにもつながります。
ダイエットに関する今年の目標 Wish : 5キロやせる Outcome : ・はけなかったお気に入りスキニージーンズがはける ・体が軽くなり、ますます運動が楽しくできるようになる ・見た目がスッキリし自信がつく Obstacle： ・ついついお菓子を食べてしまう ・お酒を飲みすぎて深夜に夜食をしてしまう ・運動をサボってしまう Plan：
ダイエットの阻害要因として、「摂取カロリーオーバー」「夜食」「運動不足」を上げました。
これに対して、「環境要因」「外的な要因」でどうにもできない障害ではないはずなので、このまま次に行きます。
Planを考える
WOOの書き出しが終わったら、最後にPlanに具体的にやることを書いていきます。
ダイエットであれば日々更新されることも多いと思いますので、定期的に見直しをかけていくのが良いでしょう。
そのため書いている時点でやるべきアクションプランを書き出しましょう。
そしてこの時、If Then プランニングを使って書いていきます。
ダイエットに関する今年の目標 Wish : 5キロやせる Outcome : ・はけなかったお気に入りスキニージーンズがはける ・体が軽くなり、ますます運動が楽しくできるようになる ・見た目がスッキリし自信がつく Obstacle： ・ついついお菓子を食べてしまう ・お酒を飲みすぎて深夜に夜食をしてしまう ・運動をサボってしまう Plan： ・if 朝起きたら then スクワット50回やる ・if 昼休みになったら then 昼食の前に10分間散歩に行く ・if 小腹が空いたら then ナッツをたべる ・if 夜食を食べたくなったら then ビターチョコレートで済ます ・if 風呂上がりに then 全裸で体重を図る ・if 毎食後 then 摂取カロリーをスケジュール帳にメモする ・if 1か月で1キロ以上減って居なかったら then 朝のスクワットを2倍にし、昼の散歩の時間に階段昇降5分を追加する
という感じで、ダイエットに関する目標が書き出せました。
これを日々定期的に見直し、実行していくことで、
目標達成に向かってモチベーションをキープしながら、
取り組んでいけることでしょう。
当然ですが、続けていけば運動負荷は上げていけると思いますし、夜食を食べたい気持ちがなくなることもあるでしょう。
そういう時は修正をかけていけばよいのです。
これを週1回、理想は毎日瞑想とセットにすることで、
目標達成に向けて頑張っていきましょう！
↓↓↓関連のおすすめ書籍↓↓↓
短期間で〝よい習慣〟が身につき、人生が思い通りになる！ 超習慣術
